40대 아재의 슬기로운 회사생활 2 - 보고 준비
오늘은 저의 보고준비에 대해서 이야기 해보겠습니다.
전 보고 준비를 할때 보통 8단계로 준비를 합니다.
<40대 아재의 보고준비>
① 부서원이 만들어준 보고서를 읽어본다.
② 보고하기 편한 형태로 편집한다.
③ 편집한 문서 바탕으로 만든이와 상의 한다.
④ 문서 페이지당 보고 할 부분을 형광펜으로 칠한다.
⑤ 형광펜을 칠하면서 매끄럽지 않은 워딩을 수정한다.
⑥ 보고부분 완성 후 보고 시물레이션을 한다.
⑦ 매끄럽지 않은 부분 코멘트 추가한다.
⑧ 최종 보고 시물레이션을 해본다.
저는 직장인 11년차 과장 4년차 파트장입니다.
올해 파트장이 되어서 사장님 직접보고를 하게되었어요.
이제 3개월 쯤 되었는데, 사장님 보고가 쉽지가 않네요~
이 글을 보시는 팀원분들은 팀장님의 고충을 알아주셨으면 하네요.ㅎㅎ
① 부서원이 만들어준 보고서를 읽어본다.
우선 부서원분께서 만들어준 보고서를 차근히 읽어봅니다.
보고를 하는 형태로 문서를 읽어보는데요~
매끄럽지 않은 부분은 빨간섹 펜으로 표시를 해두고 보고 흐름을 맞춰봅니다.
② 보고하기 편한 형태로 편집한다.
전 보통 부서원분께서 만들어준 문서를 제가 편집합니다.
2가지 이유가 있는데요~
첫번째는 문서작업의 '감'을 떨어뜨리지 않기 위함이구요~
두번째는 각자 시간이 소중한데 반복작업으로 시간을 뺏지 않기 위해서죠.
③ 편집한 문서 바탕으로 만든이와 상의 한다.
제가 생각한 논리로 문서를 편집을 하면 반드시 만든이와 상의를 합니다.
혹시나 편집과정에서 만든이의 생각과 제 생각이 상이해서 다른 방향으로 보고서가 작성되면 안되기 때문이죠.
그래서 "난 이런 생각으로 문서를 편집했는데, 괜찮은가요?" 라고 물어봅니다.
그리고 만든이가 괜찮다고 하면 다음작업을 하고, 아니라고 하면 다시 수정을 하죠.
④ 문서 페이지당 보고 할 부분을 형광펜으로 칠한다.
문서 전체 흐름이 이상이 없으면 「보고한다」 생각으로 보고할 부분에 '형광펜'을 칠합니다.
이 문서에서 꼭 보고 해야 할 부분을 미리 연습해 두는거죠.
물론 나중에 최종 형광펜을 칠한 부분은 사장님께도 같이 보여드리구요.
짧은 시간이지만, 바쁘신 저희 사장님들은 제 이야기를 듣지 않으시고 문서를 보시거든요 ^^
⑤ 형광펜을 칠하면서 매끄럽지 않은 워딩을 수정한다.
형광펜을 칠하는 이유는 문서가 논리적으로 타당한지 판단하기 위해서입니다.
흐름상 워딩이 이상한 부분은 수정하고, 내용도 한번더 확인을 하죠.
이때 수정한 부분은 '반드시 만든이와 다시한번 같이 체크' 합니다
⑥ 보고부분 완성 후 보고 시물레이션을 한다.
형광펜 작업이 완성되면 보고 시물레이션을 합니다.
직접 보고한다고 생각하고 멘트와 함께 보고를 해보는거죠.
이때 조금이라도 매끄럽지 않은 부분이 있으면 체크를 해둡니다.
⑦ 매끄럽지 않은 부분 코멘트 추가한다.
앞 단계에서 매끄럽지 않은 부분은 '제가 말로 때우려다 실패한' 부분입니다.
저같은 경우는 사장님 보고가 아직 익숙치 않아 돌발상황에는 대응이 안되더라고요.
따라서 저는 과감없이 제가 부족한 부분은 코멘트를 추가합니다.
마찬가지로 '반드시 만든이와 다시한번 같이 체크' 합니다
⑧ 최종 보고 시물레이션을 해본다.
이렇게 완성된 문서를 바탕으로 최종 보고 시물레이션을 합니다.
보고할 멘트를 문서로 타이핑 해서 출력하여 읽어봅니다.
부족한 부분은 연습을 하고요~
아직까지 많이 보고가 부족합니다.
작년까지 본부장님까지만 보고를 하면 되었는데,
사장님 보고는 또 다르더군요.
보고 시 떨림은 장난 아니구요~
이 떨림 현상은 언제쯤 멈출까요?
「시간이 약」이라는 말처럼 언젠가는 없어지겠죠?
주임시절 팀장님께 보고할때 엄청 떨었는데,
시간이 지나니 저절로 해소되는것 처럼요.
월요일 사장님 보고가 수요일로 연기되었네요~
내일입니다!!!
준비한것 만큼 내일 보고를 잘 해야할 텐데 말이죠.
슬기롭게 회사생활을 해쳐나가기를~
제 자신에게 주문을 외웁니다.
Don't be afraid!
You'll do fine!
오늘 하루도 슬기로운 직장생활을 하신,
40대 직장인을 포함한 모든 직장인분들 화이팅입니다!
-성장하는 40대 아재